Svi sada pišemo nekoliko e-maila dnevno: evo kako to učiniti poštujući dobra pravila netiketa
Primatelji
Također je potrebno pažljivo obratiti pažnju na primatelje e-pošte: oni koji su upisani u polje "Za:" izravne su zainteresirane strane, koje bi trebale odgovoriti na zahtjev, dok su u "Cc:" oni koji samo moraju "uzeti na znanje" komunikaciju. Odgovaranje na e-poštu kada ste samo u Kopiji znanja nije baš pristojno jer odgovarate bez pitanja; u slučaju da to morate učiniti, dobra je ideja ispričati se i objasniti razlog. Na primjer, možemo odgovoriti umjesto suradnika ili kolege koji je izvan ureda ili kada je pogrešno doveden u pitanje u vezi s pitanjem za koje smo izravno odgovorni.
Privatnost
Dobro je održavati privatnost pošiljatelja / primatelja, brisanjem adrese e-pošte pošiljatelja iz teksta (ako prosljeđujete e-poštu kada primatelj ne zna izvornog pošiljatelja) i korištenjem skrivene kopije (ili Bcc, tj. slijepa kopija) ako trebate poslati istu poruku više primatelja koji se međusobno ne poznaju.
Zaglavlje i pozdrav
Općenito, e-adrese su manje formalne od papirnatih, tako da možemo izbjeći zvučne formule poput Dragi, Najdraži itd. Međutim, kad je riječ o poslovnoj ili studijskoj korespondenciji, pristojno je upotrijebiti barem "pogana". Slično tome, u čestitkama možemo izbjeći "Koristimo priliku da uistinu proširimo vašu", ali koristimo sažetije formule poštovanja poput kao "Cordiali pozdrav." Sjetimo se i da u neverici nedostaju svi neverbalni elementi komunikacije te da je rizik od neshvaćanja posljedično vrlo velik: u ovom trenutku dodatna hvala bolja od arogantnosti!
Oblik
Veća neformalnost medija omogućuje i slobodnije izražavanje u tekstu: nikakve bilješke ili izrazi, izrazi poput "10 c.m." - puno bolje 10. ili 10. svibnja ovog mjeseca - itd. Osim toga, dopušteno je i ležernije korištenje "vi" kada razgovarate s kolegom ili dobavljačem, čak i ako ga nikada nismo osobno upoznali. Ako, pak, primatelju e-pošte obično kažemo "ona", to i dalje činimo u pisanom obliku, ali izbjegavamo velika slova u zamjenicama koje zvuče malo previše "po starom".
Prilozi
Danas većina poštanskih sandučića može primati vrlo velike datoteke, ali često smo povezani putem mobilnih mreža, a preuzimanje PDF-a od 10 megapikseva može potrajati dugo. U tim slučajevima privitke možemo komprimirati odgovarajućim programima - uvijek unaprijed pazeći da ih primatelj može koristiti - ili upotrijebiti usluge slanja kao što smo Prijenos, umetanjem jednostavne veze za preuzimanje u e-poštu. Uvijek imajte na umu da je poželjno da priložene datoteke imaju prilično kratka imena koja ne sadrže posebne znakove, poput interpunkcije, jer mogu stvoriti probleme u prekodiranju iz jednog sustava u drugi.
Odgovor
U osnovi je dobra ideja uvijek odgovoriti na e-poštu, barem dati potvrdu da se dogodila, pogotovo ako se to izričito traži: potrebno je uvijek zadržati istu temu ("temu") kako bi se očuvao uredan povijesna struktura poslanih i primljenih poruka, "spajajući" ih jednu za drugom, moguće izbjegavajući slanje nove poruke za temu o kojoj se već raspravlja. Ponekad je korisno ili potrebno pitati primatelja e-pošte za potvrdu primitka poruke, svojevrsnu potvrdu o primitku: budući da to nije uvijek bitno, izbjegavamo neselektivno aktiviranje ove opcije jer bi mogla postati dosadna. Kad je to prikladno, koristimo opciju odgovor svima, koja vam omogućuje da poruku primite s ostalim primateljima u kopiji, tako da oni mogu dijeliti odgovore ove male grupe za raspravu.
Neželjena pošta
Često ne shvatite da "griješite" od neželjene pošte, a da je niste predumišljali, možda u muci oduševljenja predstavljanjem svog proizvoda ili usluge ili otvaranjem novog posla, te se zateknete da šaljete reklamnu poruku bez razlike svima poznate adrese. Ovo je klasičan primjer neželjene pošte, koju - u svim svojim oblicima - drugi korisnici mreže gledaju vrlo loše: to je zapravo jedan od najneispravnijih i najnepristojnijih načina napredovanja, koji često proizvodi negativan učinak, naime upravo suprotno onome što se očekivalo.
Pročitajte, uvijek i u svakom slučaju
Bez obzira je li naš primatelj prijatelj, kolega, dobavljač ili važan kupac, uvijek vrijedi isto pravilo: pročitajte tekst e-pošte najmanje dva puta, primijetite bilo kakve pogreške u kucanju i - prije svega - provjerite imamo li što napisano je jasno i ne daje se nesporazumima. Ovo je obavezna radnja koja - ako se zaboravi - u nekim slučajevima riskira da nas jako košta.
