Zašto je delegiranje posla važno?
Kad postanemo vođe tima, preuzimamo sve veći broj odgovornosti, koje nas gotovo na kraju preplave. Upravo iz tog razloga svojim zaposlenicima moramo dodijeliti zadatke od određene važnosti.
Delegirati rad ojačajte svoj tim, gradi odnose povjerenja i pomaže profesionalnom razvoju svakog člana za tim. Također nam pomaže prepoznati tko je pametniji, tko je spremniji i tko je najprikladniji za određene projekte.
Naravno, delegat olakšava naš rad. Međutim, nije zato važno: važno je jer prenosi jasan signal potpunog povjerenja i omogućuje onima koji rade s nama da razviju nove vještine i steknu znanje.
Zašto nam je teško prenositi posao?
Priznajmo, čak i ako su na papiru prednosti delegiranja posla brojne, često i dragovoljno ne možemo se uvjeriti. Ponekad se ograničimo na konstruktivne kritike kako bismo poboljšali metodu onih koji rade s nama, ali čak i kad se čini da je sve savršeno, ne možemo se napustiti.
Čudna je to stvar? Ne, naprotiv: vrlo je često. Društvo u kojem djelujemo udaljava nas od koncepta da stvari shvaćamo mirno i čini se da želimo biti u mogućnosti učiniti sve. To nas može navesti na pomisao da je delegiranje znak slabosti.
Očito to nije slučaj, također zato što delegiranje posla ne znači prenijeti nekome drugome i idi. To znači podučavati da netko strpljivo radi kao i mi.
A kad smo već kod toga što radimo poput nas, još jedna stvar koja nas koči jest činjenica da nitko neće moći raditi ono što zapravo želimo. S tim uvjerenjem moramo se pomiriti, jer ne postoje ponovljeni suradnici, već misleće glave koja će unatoč tome što ima drugačiju metodu dobiti isti rezultat.
Nervoza delegacije
Da bismo bili produktivniji na poslu moramo delegirati, ali ideja delegiranja čini nas nervoznima, gubimo više vremena i sve se akumulira. Dakle, evo nas opet: sunce u oluji.
Nervoza delegacije vrlo je česta, ali ono što bismo trebali shvatiti jest da je to samo problem mala cijena za plaćanje. Mnogo je veća cijena nastavka zadržavanja cijelog posla za nas: zajamčeno izgaranje.
Pustiti može biti teško, ali prihvatiti da ne možemo sve sami zaista je važno. Da bismo zaobišli nervozu delegacije, moramo imati na umu da je naš tim želi napraviti dobar posao i budite uspješni kao i mi.
Kada i što je ispravno delegirati?
Pa, zato znamo da je važno povjeriti posao i da je neophodno zaobići nervozu delegiranja. Međutim, ovdje se čini da to suptilno pitanje vaga naše sumnje: kada i što trebamo dopustiti drugima?
Odgovor na prvo pitanje u stvarnosti je vrlo jednostavan: kad shvatimo da više nemamo ni slobodnog vremena ni vremena više nemaju pravu jasnoću da izvršavamo svoje zadatke kako bismo željeli.
Mi smo najstroži suci sami sebi, pa dobro znamo kada na našu predaju utječe preopterećenost zadataka. To nas navodi na odgovor na drugo pitanje: što delegirati? Evo malog popisa:
- Male stvari: da, samo one. Te malene aktivnosti za koje je potrebno samo malo vremena, ali kada se zbroje, čini se da nikad neće završiti: zakazivanje sastanaka, zakazivanje sastanaka, filtriranje e-pošte, interakcija s manjim kupcima.
- Mehaničke i dosadne aktivnosti: kopiranje i lijepljenje podataka ili bavljenje automatskim marketinškim sustavima i tako dalje i tako dalje.
- Aktivnosti za koje je potrebno vrijeme: Zadaci koji oduzimaju vrijeme stvarne su prilike da se posao raščlani na manje dijelove i neke delegiraju članovima tima.
- Aktivnosti koje ne znamo raditi: nitko nije nepogrešiv. Nitko. Stoga će zasigurno biti aktivnosti u kojima smo manje dobri ili jednostavno za koje smo manje skloni: delegiramo onima koji to znaju raditi brzo i dobro.
Možda ćemo također morati razmisliti o delegiranju aktivnosti koje volimo raditi ali to više nije dio našeg rada: na primjer, ako smo nedavno postali vođe, možda imamo pojedinačne projekte na čekanju. Bolje nekome naučiti naš modus operandi i pustiti ga.
Kako učinkovito prenosite posao?
Priznajmo odmah, ne postoji čarobno rješenje za prenošenje posla na nepogrešiv način. Biti dobar vođa znači znajući riskirati, pa ako prvih nekoliko puta ne postignemo cilj, apsolutno se ne moramo brinuti.
Naravno, mali vodič za kretanje u pravom smjeru ne šteti, pa krenimo: prije svega, potrebno je odabrati pravu osobu, analizirajući sve snage našeg tima i tražeći najviše suradničkog člana tima.
Tada je potrebno objasniti zašto delegiramo tu posebnu aktivnost i jasno stavite do znanja da je to prilika za razvijanje novih vještina koje će biti korisne u budućnosti. Nakon što to učinimo, moramo pružiti osobu kojoj prenosimo palicu sve upute točne da postignemo cilj koji smo si postavili.
Autoritet, odgovornost i povratne informacije
Svi smo se našli u situacijama kada nam je zadatak dodijeljen, ali nismo se osjećali potpuno ovlaštenima za donošenje odluka. To dovodi do blokada i gubljenja vremena.
Iz tog je razloga važno razumjeti gdje naša vlast prestaje i gdje započinje odgovornost osobe kojoj smo prenijeli zadatak.
Kao što smo već spomenuli, moramo riskirati: uvijek moramo promovirati okruženje u kojem se ljudi osjećaju sposobnima biti potpuno autonomni. Svaka kritičnost bit će riješena u sljedećoj fazi, onoj povratne informacije.
Ovo je jedno vrlo osjetljiva faza: nema ništa gore od menadžera koji nešto delegira suradniku i onda ga okrivi ako nešto pođe po zlu. Ako posao nije prošao dobro, neočekivano prihvaćamo mirno i pružamo sve alate kako bi u budućnosti bilo bolje.
Blagodati delegiranja (i zahvaljivanja)
Ako dobro delegiramo, povećavamo povjerenje i predanost našeg tima. To dovodi do poboljšanja produktivnosti i osiguranja da pravi ljudi rade zadatke koji im najbolje odgovaraju.
Sjetimo se i da zahvalimo: pokazujemo iskrena zahvalnost i ističemo kada je delegirana aktivnost dobro odrađena. Sve ovo će nas učiniti boljim i jačim vođama na terenu.
